Tu es entrepreneur.e et tu galères un peu à être productif/ve au quotidien. Tu procrastines. Ou bien tu travailles, travailles, travailles, mais à l’impression de n’avoir rien fait à la fin de la journée. Et forcément ça décourage.
Dans cet article je vais te donner 7 tips de productivité, facile à mettre en place et vraiment efficace. En tout cas, ils l’ont été pour moi.
1 – Utiliser le batching
Le batching c’est tout simplement le fait de regrouper les tâches du même type au même moment. Autrement dit si tu as des mails à envoyer, tu te mets devant ta boite mail et tu les envoies les uns après les autres. Si tu as des posts Instagram à préparer, alors tu prends 2h par semaine pour les préparer, et tu les fais d’un seul coup.
En gros, tu vas travailler en bloc de temps, ce qui va permettre à ton cerveau d’être focus sur un même type de tâche et de rester plus facilement concentré.
→ Et puis, il y a le batching dans le batching. En reprenant l’exemple des posts Instagram, quand tu créé.e.s un post tu dois rédiger ton texte, puis créer ton visuel et enfin le programmer.
Ce que tu vas alors faire c’est :
1 → rédiger tous tes textes en même temps
2 → créer tous tes visuels en même temps
3 → programmer tous tes posts en même temps
2 – Préparer tes semaines à l’avance
Chaque vendredi fin de journée par exemple, tu ouvres ton agenda, et tu prépares ta semaine suivante. Tu places déjà tous tes RDV (téléphone, visio, physique …), ensuite tu places tes blocs de temps en fonction des projets et objectifs que tu dois réaliser.
Dans mon cas, par exemple, je sais que le lundi, le mardi et le mercredi matin je suis en salariat. Donc je place toujours de l’administratif le mercredi en début d’après-midi afin de commencer ma semaine d’entrepreneuse tranquillement.
Dans ce bloc de temps j’ouvre ma boite mail, je fais un tri, je répond aux mails que je peux répondre dans l’immédiat. Pour ceux qui nécessite une recherche particulière ou la création d’un document (devis par exemple) je le note dans ma to-do et j’y reviens plus tard sur mon bloc de temps to-do ou projet client …
Le fait de préparer ta semaine en fin de semaine précédente te permettra d’avoir l’esprit tranquille durant ton weekend et de commencer ta semaine le lundi matin sans te demander par quel bout commencer.
Petit tips supplémentaire : laisse toujours au moins 1/2 journée vide dans ton planning. Cela te permettra d’être flex s’il y a un imprévu.
3 – Ne pas te stresser si les choses bougent
Tu es à ton compte, donc mise à part les RDV fixés, tu choisis ton emploi du temps. Par conséquent il ne faut pas t’en vouloir si un jour tu n’es pas motivée pour le bloc de temps que tu t’étais fixé.e. Rien ne t’empêche de bouger tes blocs de temps. Le tout c’est que tu réalises tes objectifs en temps et en heure, et que tu tiennes tes engagements auprès de tes clients.
Autrement dit, si tu t’es notée de faire de la création de contenus le mardi matin et le projet client 1 le mercredi matin et qu’au final le mardi matin t’es trop motivée pour travailler sur le projet de ton client alors fonce ! Surtout que lorsqu’on est motivé.e on est bien plus productif/ve.
4 – Apprendre à connaître ton corps
En tant que femme par exemple, nous avons une semaine dans le mois où généralement on est pas trop au top, notre motivation est en baisse, on a pas forcément envie de voir du monde … Et bien en sachant cela, on sait qu’on ne placera pas de temps de RDV cette semaine et qu’on fera en sorte d’avoir de petits objectifs et petites tâches.
L’idée ici, pour réussir à vraiment connaître ces phases, c’est de s’observer pendant 3 mois minimum et de noter son humeur, sa motivation… tous les jours. À la fin des 3 mois, il suffira de faire une analyse pour déterminer à quel moment du mois tu es motivé.e, productive.f, à quel moment tu es moins active.f etc…
À partir de là tu pourras alors organiser tes mois et semaine en fonction de ça.
5 – Apprendre à connaître ton rythme
Juste avant je t’ai parlé d’apprendre à connaître ton corps sur des périodes mensuelles, mais il est bien aussi d’apprendre à se connaître sur une période beaucoup plus courte, et j’entend ici, sur la journée. Autrement dit est ce que tu es plus active.f tôt le matin ? Pendant des horaires « classiques » de travail (8h → 12h / 14h → 18h) ? En fin de journée ? Le soir ? Voire même la nuit ?
En sachant cela tu vas pouvoir organiser tes semaines et tes journées en fonction et travailler beaucoup mieux. Mise à part les RDV qui seront surement fixés en journée plutôt qu’en pleine nuit 🤓, qui va venir vérifier que tu as travaillé de 22h à 3h du matin, ou de 6h à 13h ? Personne !
Alors travailles dans les moments qui sont le plus propices pour toi 😉
6 – Mettre en place des process
Pour toutes les tâches qui te sont répétitives, je t’invite à mettre en place des process qui vont te permettre de gagner du temps. Je t’invite même à noter tes process quelque part afin de pouvoir toujours jeter un oeil dessus, voire même, si tu décides de déléguer à un moment donné, tu pourras alors transmettre tes process à la personne qui travaillera avec toi.
Pour que ce soit plus concret pour toi, je vais te donner un exemple qui me concerne.
Dans mon travaille de graphiste, j’ai créé des offres pour les constructions d’identité visuelle. Et bien pour chaque offre, j’ai un process défini, l’ordre dans lequel je dois faire les choses si tu préfères.
→ Faire signer le contrat
→ Envoyer la facture d’acompte
→ Transmettre l’espace Notion personnalisé à mon client
→ Créer le moodboard
→ Transmettre le moodboard
→ Briefing avec le client
→ Etc …
Le fait que ce soit noté permettra alors à ton cerveau d’être soulagé car il n’aura pas à enregistrer cette information, et tu seras alors sûr de ne rien oublier. Et ici je t’ai parlé de process de projet client, mais cela fonctionne pour toutes les actions que tu es amené à répéter.
7 – Utiliser l’automatisation / la programmation
Afin de t’aider à soulager ton cerveau et à gagner du temps, utilise des outils qui vont te permettre de programmer et d’automatiser certaine action.
Voici une liste de quelques outils qui pourraient t’être utiles :
• Onlypult pour la programmation des posts de réseaux sociaux (en cliquant sur ce lien tu bénéficies de 10% de remise sur ton premier abonnement)
• Canva pour la création de visuels
• Spark (uniquement sur Apple) pour gérer tes mails
• Mailerlite pour la gestion des newsletters, l’envoi automatique de tes freebies …
• Notion pour t’organiser au quotidien (→ Tu peux retrouver la formation plus qu’au top de Julia, une des fondatrices de I don’t Think i feel 👉 Structurer son cerveau avec Notion)
• Freebe pour une compta facile et intuitive (tu peux bénéficier de 2 mois gratuits en passant par ce lien 👉 Freebe)
• Cal pour la gestion de tes RDV (fonctionne comme Calendly mais entièrement gratuitement 😉)
Etc …
