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7 astuces pour être plus productive dans ton quotidien d’entrepreneure

par Justine | 14 Fév | Organisation, Outil, Vie de freelance

Si tu es une entrepreneuse et que tu as du mal à être productive au quotidien, tu n’es pas seule. La procrastination et le sentiment de ne pas avoir accompli grand-chose à la fin de la journée peuvent être décourageants. Dans cet article, je vais te donner 7 conseils faciles à mettre en place et vraiment efficaces pour booster ta productivité. Ces astuces ont fait leurs preuves pour moi, et j’espère qu’elles t’aideront aussi.

Utilise le batching pour regrouper les tâches similaires

Le batching consiste à regrouper les tâches du même type au même moment. Par exemple, si tu as des e-mails à envoyer, prends un moment spécifique pour les traiter un par un. De même, si tu dois préparer des posts Instagram, consacre une plage horaire hebdomadaire pour les créer tous d’un seul coup. En travaillant par blocs de temps, tu permettras à ton cerveau de se concentrer sur une seule tâche à la fois, ce qui favorisera ta concentration.

Prépare tes semaines à l’avance pour une meilleure organisation

Prends l’habitude de planifier ta semaine à l’avance. Par exemple, chaque vendredi en fin de journée, ouvre ton agenda et organise ta semaine suivante. Commence par noter tous tes rendez-vous, puis répartis tes blocs de temps en fonction des projets et des objectifs que tu dois réaliser. Prévoir du temps administratif en début de semaine peut t’aider à démarrer en douceur. Assure-toi également de laisser une demi-journée vide dans ton planning pour faire face aux imprévus.

Ne te stress pas si les choses changent

En tant qu’entrepreneuse, tu as la liberté de choisir ton emploi du temps. Alors ne te blâme pas si tu n’es pas motivée à travailler sur une tâche prévue. Tu peux toujours déplacer tes blocs de temps, tant que tu atteins tes objectifs et que tu respectes tes engagements envers tes clients. Si tu te sens plus inspirée pour travailler sur un projet client plutôt que de créer du contenu, suis ton intuition. La motivation joue un rôle important dans la productivité.

Apprends à connaître ton corps et ses fluctuations

En tant que femme, tu sais que tu traverses différentes phases au cours du mois, et certaines peuvent affecter ta motivation et ton niveau d’énergie. Il est essentiel de prendre conscience de ces variations pour mieux les gérer. Prends le temps d’observer ton humeur, ta motivation et ton énergie chaque jour pendant au moins trois mois. Cela te permettra d’identifier les moments où tu es le plus motivée et active, ainsi que les périodes où tu as besoin de ralentir. En fonction de ces observations, organise tes mois et tes semaines en tenant compte de ces fluctuations.

Découvre ton rythme optimal

En plus d’observer les variations mensuelles, il est également important de connaître ton rythme quotidien. Quand es-tu le plus productive ? Le matin, pendant les horaires de travail classiques, en fin de journée ou même tard le soir ? Apprends à identifier tes moments de productivité maximale et organise tes journées en conséquence. Bien sûr, les rendez-vous et les obligations peuvent influencer ton emploi du temps, mais si possible, travaille aux moments qui te conviennent le mieux.

Met en place des processus pour gagner du temps

Pour les tâches répétitives, je te recommande de mettre en place des processus qui te permettent de gagner du temps. Note ces processus quelque part, de sorte que tu puisses les consulter facilement. De cette façon, tu n’auras pas à te souvenir de chaque détail à chaque fois. Par exemple, si tu es graphiste, crée des processus pour chaque étape de la création d’une identité visuelle, du contrat à la livraison finale. Ainsi, tu gagneras en efficacité et pourras même déléguer certaines tâches si nécessaire.

Utilise l’automatisation et la programmation

Pour soulager ton cerveau et économiser du temps, utilise des outils d’automatisation et de programmation. Ils te permettront d’accomplir certaines actions de manière plus efficace. Voici quelques outils qui pourraient t’être utiles :

Onlypult : pour programmer tes posts sur les réseaux sociaux ;
Canva : pour créer des visuels attrayants ;
Spark : pour gérer tes e-mails ;
Mailerlite : pour la gestion des newsletters et l’envoi automatique de tes freebies ;
Notion : pour t’organiser au quotidien ;
Freebe : pour faciliter la comptabilité ;
Cal : pour la gestion de tes rendez-vous ;
Tally : Création de questionnaire en ligne

Ces outils te permettront de gagner du temps et de te concentrer sur des tâches plus importantes.

En conclusion, en mettant en pratique ces sept astuces, tu pourras augmenter ta productivité en tant qu’entrepreneuse. En utilisant le batching, en planifiant tes semaines à l’avance, en adaptant ton emploi du temps en fonction de ton rythme et de ton corps, en mettant en place des processus efficaces, et en utilisant des outils d’automatisation, tu pourras optimiser ton temps et atteindre tes objectifs plus facilement. N’oublie pas que la productivité est personnelle, et qu’il est important de trouver ce qui fonctionne le mieux pour toi. Alors, mets ces astuces en pratique et deviens une entrepreneuse plus productive et épanouie !

Savoir s’organiser pour son quotidien d’entrepreneur

par Marine | 4 Oct | Organisation, Vie de freelance

Nous pouvons essayer de multiples méthodes d’organisation, mais je reste convaincu que la meilleure méthode se trouve en nous, elle reste unique à chacun. Je reste convaincu que ce n’est pas à moi de me plier à une organisation spécifique, mais en revanche, c’est à moi de trouver l’alternative qui correspond à mes besoins et à mes exigences. Nous avons déjà tellement à penser. Aujourd’hui, je souhaite vous parler de l’art de s’écouter pour mieux s’organiser.

La discipline et la rigueur

Ce n’est pas parce que je pense que l’organisation est propre à chacun qu’il faut faire l’impasse sur la discipline. C’est même selon moi l’une des choses les plus importantes. Se discipliner reste compliqué (au début) mais si vous faites de votre organisation une habitude cela deviendra instinctif. Sachez que la motivation des premiers jours est là uniquement pour commencer les choses, ensuite, c’est à nous de continuer sans elle. Alors n’hésitez pas à vous forcer à tenir la cadence.

Petite technique : ne pas réfléchir. Lorsque vous commencez à vous poser la question fatidique de « je fais l’impasse aujourd’hui? », votre cerveau à exactement 5 secondes pour prendre le dessus. Instinctivement, votre cerveau va vous dire « Oh, ce n’est rien. On peut faire l’impasse pour cette fois » et c’est là que commence « La fin d’une bonne pratique ». Je viens de terminer de lire un livre que je vous recommande sur le sujet (Miracle morning), il explique tout cela et à beaucoup à apprendre.

Autre livre que j’ai dévoré au moins 4 fois, c’est “l’effet cumulé” de Daren Hardy. Il explique comment cumuler de petites actions chaque jour peut changer une vie sur le long terme et que les actions sur le court terme ne donnent que de petits résultats sur le court terme.

Savoir pourquoi on s’organise

Ce qui ne change pour personne non plus c’est d’avoir un « Pourquoi », quels sont les objectifs qui vous inspirent ? Il est vrai que si nous ne faisons pas les choses par envie, mais par contraintes, il sera très difficile de le faire sur plusieurs années. Si quelques éléments de votre quotidien ne vous inspirent pas, mais que cela reste obligatoire pour la concrétisation de votre projet, trouver la force de le faire en pensant à votre but et à la réussite de votre projet.

Prenez vos responsabilités !

S’écouter pour savoir ce qui nous inspire est primordiale pour tenir une bonne cadence sur le long terme. Mais sachez prendre vos responsabilités à faire les choses qui doivent être faites même si vous êtes fatiguées par moment. Il s’agit là de prendre l’entièreté de vos engagements et les tenir quoi qu’il arrive.

Lorsque nous décidons de prendre notre vie en main, c’est un engagement fort « Quoi qu’il arrive ». Si on se laisse distraire par des éléments extérieurs ou par nous-même, car nous n’en avons pas envie maintenant, cela ne fonctionnera pas et vous ne maîtriserez pas votre vie. Partez du principe que si vous lâchez une fois, il faudra tout recommencer de zéro.

Le développement de soi

Êtes-vous dans l’un de ces cas ?

• Vous avez des moments de motivation, commencez les choses sans jamais les finir.

• Vous luttez constamment et/ou subissez votre vie.

• Vous finissez par lâcher à la moindre petite problématique.

• Vous papillonnez et vous laissez distraire.

• Vous partez du principe que rien ne changera, car vous n’avez connu que ça !

La prise de conscience et tellement est importante avant de s’organiser pour faire quoi que ce soit. Il faut apprendre à se discipliner, mais avant tout chose, il faut déterminer les problématiques s’il y a et à les régler.

Prenez le temps de savoir pourquoi ce que vous avez entrepris n’a pas fonctionné ? Quel a été votre état d’esprit ?

Une organisation toujours meilleure

Avaler le crapeau, se focaliser sur une tâche à la fois, ne pas s’éparpiller et se couper du monde extérieur le temps qu’il faut dans notre journée. C’est exactement ce que je fais chaque jour pour mener à bien mes journées.

Je travaille 40 heures par semaine en tant que salariée et j’ai une entreprise d’agenda sur-mesure. Je sors de temps en temps, je fais du sport du lundi au vendredi et je ne travaille pas le dimanche et j’avoue ne pas comprendre les personnes (sans enfant) qui me disent « J’aimerai bien, mais je n’ai pas le temps ». Pour mon activité entrepreneuriale, les délais de livraison sont très courts. J’ai plusieurs commandes dans la journée et je me suis fixée un objectif : clôturer toutes les commandes du jour « quoi qu’il arrive » (excepté le dimanche qui elles, seront traitées le lundi), sortie ou pas sortie, le travail que me demandent mes clients est pour moi une priorité. Je vous laisse d’ailleurs apercevoir le désastre si je repoussais le traitement des commandes sur-mesure au lendemain à chaque fois que je m’écoute. Je ne saurais rattraper mon retard.

J’ai opté pour une organisation avec des « Process écrits » très carré. Pour que chaque demande de création sur-mesure soit traitée avec efficacité, rapidité sans enlever la qualité. Cela se travaille en amont et il m’a fallu du temps pour instaurer un process fiable.

Après plusieurs tests, j’ai trouvé mon organisation de travail. Il m’arrive encore parfois de revoir certains aspects de mes process pour les améliorer.

Aujourd’hui, je suis une femme épanouie et je ne suis pas débordée de travail, car je ne me laisse pas débordée tout simplement. J’ai instauré ma propre organisation de travail. En travaillant toute la journée en tant que salariée, puis mon activité à côté, je trouve encore du temps pour le reste.

Conclusion

La préparation est primordiale avant de commencer un projet. Prenez le temps d’analyser tout le spectre avant de vous organiser. Prenez ce qui fonctionne, modifier ce qui ne fonctionnent pas et découvrez d’autres partie encore jamais explorées.

Qui suis-je ?

Jeune entrepreneure Lyonnaise, je suis partie d’une problématique personne pour créer un concept qui est « avoir le pouvoir de créer son organisation papier sur-mesure ».

Trois possibilités s’offrent à vous :

• Via la boutique en ligne avec de multiples options, dispositions à choisir.

• Ou la possibilité de faire créer partiellement ou en totalité son cahier, agenda, journal de bord … Comme vous le souhaitez (couleurs, disposition, format …) N’hésitez pas à découvrir la marque et à créer l’organisation qui vous ressemble.

• Et enfin, sera bientôt disponible dans la boutique en ligne : L’agenda que Justine d’Azana a créé pour elle. Profitez de son expertise dans sa profession pour vous organiser sur 2 ans + un planner annuel d’une troisième année afin d’anticiper les choses. L’agenda sera mis en ligne très prochainement en précommande pour commencer votre nouvelle organisation début Janvier 2023.

9 outils que j’utilise dans ma vie de freelance

par Justine | 7 Fév | Canva, Création de contenus, Idées, Outil, Vie de freelance

En tant qu’entrepreneur, on est toujours à la recherche de l’Outil qui fera la différence.

Que ce soit une question d’organisation, d’optimisation du temps, de maniabilité, d’intuitivité … on aimerait bien avoir les outils parfaits pour travailler.

Dans cet article, je vais te partager 9 outils que j’utilise dans mon quotidien de freelance et que je compte bien garder cette année.

Ce sont des outils qui m’aident à être plus productive et/ou à gagner du temps sur certaines tâches.

Notion

> organisation/gestion

Mon petit chouchou ❤️ C’est d’ailleurs pour cela que je te le présente en premier. (Bien que pour les autres il n’y aura pas d’ordre particulier, celui-ci c’est vraiment mon best)

Si tu ne connais pas encore Notion, c’est un outil puissant de gestion/organisation. Dedans tu peux avoir ton agenda, ton carnet d’adresse, ton planning journalier, mensuel, trimestriel, annuel, tu peux avoir tes bases de données de projets pro, perso et clients, ton calendrier éditorial, faire de la prise de notes…

Bref, tu l’auras compris, Notion permet beaucoup de choses.

C’est un outil totalement modulable à ta sauce. C’est à dire que mise à part si tu télécharges ou achètes des templates de page, tu pars avec une page blanche et c’est toi qui construit absolument tout ton espace.

Depuis que j’utilise Notion, ma productivité à augmenter en flèche.

À la place d’avoir 12 carnets, 52 post-it à droite et à gauche et utiliser 20 stylos différents, j’utilise Notion.

À la place d’avoir un agenda, un carnet d’adresse, 4 tableurs excels, … j’utilise Notion.

D’ailleurs, petit exemple concret, actuellement cet article de blog je l’écris sur Notion, sur l’article que j’ai créé dans ma base de données de contenus dans la catégorie “article de blog” 😌 ensuite il ne me restera plus qu’à aller le copier/coller sur mon site internet.

J’ai pris en main Notion parfaitement après avoir suivi la formation « Structurer son cerveau avec Notion » de Julia et Julie (I don’t Think I feel). Cette formation m’a permis de comprendre comment fonctionne réellement Notion, comment se l’approprier et réussir à construire un espace parfaitement personnalisé et structuré.

Canva

> création

Bon ok, j’ai dis qu’il n’y avait pas d’ordre à cette liste, mais je dois bien avouer que Canva est aussi un de mes chouchous

Mais cette fois-ci nous ne sommes plus sur de la gestion/organisation. On est maintenant sur de la création de visuels.

J’en entends certain.e.s d’ici > “elle est graphiste et elle utilise Canva ?!”

Et bien oui, je suis graphiste et j’utilise Canva au quotidien.

Mais qu’on soit bien d’accord, j’utilise Canva uniquement pour la création de mes visuels de contenus (post instagram, story instagram, épingles pinterest, ebook/workbook)

Lorsqu’il s’agit de créer un projet client tel qu’un logo, je passe sur logiciel de graphisme tel qu’Illustrator.

Néanmoins il s’avère que Canva est un outil intuitif, simple, et me permet de gagner un temps considérable sur la création de mes contenus. Alors pourquoi m’en privé ?

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Spark

> emailing

On passe à l’e-mailing avec Spark. Ici je parle bien de gestion des e-mails et non de newsletters.

En gros Spark c’est un peu comme l’outil Mail de apple, mais en mieux.

Une appli avec un design moderne, une utilisation intuitive, et des fonctionnalités plutôt cool.

→ Tri automatique des emails en fonction de si c’est un mail ou une newsletter par exemple.

→ Possibilité de programmer l’envoie des mails. Plutôt pratique quand tu travailles la nuit ou le weekend, tu peux rédiger et programmer pour que ça parte le lendemain matin.

→ Bonne gestion des SPAMS. Il vraiment très très très rare qu’un mail de spam se glisse dans ma boite de réception.

→ Si tu travailles en équipe il est également possible de commenter un mail en internet, ou même de l’assigné à une personne pour qu’elle s’en occupe.

Mailerlite

> newsletters

Maintenant je vais te parler de newsletters. Après avoir tester Sendinblue, j’ai découvert Mailerlite et clairement je le préfère beaucoup plus.

Je le trouve plus facile d’utilisation mais surtout il y a des fonctionnalités intéressantes dans la version gratuite. Comme le simple de fait de pouvoir faire de l’A/B test (fonctionnalité payante chez Sendinblue par exemple)

Beaucoup d’entrepreneur que je suis utilise Converkit. Mais il faut passer rapidement en version payante si tu veux avoir accès à pas mal de fonctionnalité (oui je l’avais testé également).

Je pense que Mailerlite est une très bonne alternative lorsqu’on démarre une mailinglist pour une newsletter.

Peut-être que je switcherai sur Converkit plus tard, en attendant mon petit Mailerlite me convient parfaitement.

Onlypult

> gestion des contenus

Avec Onlypult je programme les contenus de mes réseaux. J’ai pris un abonnement de 6 mois qui m’a coûté 46€ et qui me permet de gérer 3 comptes de réseaux sociaux. Ce qui me revient à même pas 8€ par mois.

Les avantages sont :

→ Programmer des publis classiques

→ Programmer des carrousels

→ Programmer des storys

→ Programmer des reels et IGTV (le seul hic c’est qu’ils se programment uniquement dans leur catégories respectives, pas sur le feed. Mais la fonctionnalité est nouvelle donc ça viendra surement)

→ Espace analytique

→ Possibilité de gérer plusieurs comptes de réseaux sociaux (instagram, facebook, pinterest ….)

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Tally

> questionnaires

Tu connais peut-être Google Form pour la création de questionnaires ?

Et bien Tally c’est la même chose, mais en mieux 😁

C’est un outil de création de questionnaire mais au design beaucoup plus classe et pro. Tu peux personnaliser ton questionnaire, les couleurs, ajouter des images, …

Tu peux également créer des intégrations sur un grand nombre d’outil (notion, google sheets, slack, zapier, trello, asana …)

La version gratuite te permet de créer un grand nombre de questionnaire avec un nombre d’entrée illimitée. Personnellement j’utilise que la version gratuite.

Avec la version payante tu peux collaborer en équipe, customiser tes domaines, créer plusieurs espaces de travail …

Loom

> enregistrements vidéos

Loom permet de faire de l’enregistrement vidéo et audio, de ton écran, de toi ou des 2 en même temps. Je l’utilise pour tourner les vidéos de formations par exemple.

Ici j’ai pris la version payante car avec la version gratuite on est limité à des sessions d’enregistrement de 5 min ce qui devient vite pénible.

Adobe acrobat

> signature électronique

J’utilise Adobe acrobat principalement pour la fonction AdobeSign qui permet de faire signer électroniquement des documents à une tierce personne.

Je m’en sers donc pour la signature des devis et des contrats de mes clients.

Je préparer mon document avoir word, je l’exporte en PDF puis je l’envoie dans Adobe Sign. Ici je n’ai qu’à ajouter les champs où mes clients doivent remplir, dater et signer et leur transmettre par email.

Rapide, économique et écologique !

xMind

> mindmapping

Un petit dernier pour la route, un outil de gestion/organisation/brainstorming.

xMind est un logiciel de mindmapping. Un peu comme beaucoup d’appli il y a une version gratuite et une payante.

Pour ce que j’en fais, la version gratuite m’est laaaargement suffisante.

En fait, je m’en sers lorsque je fais du brainstorming d’idées de contenus.

Au centre je note juste “contenus” puis je décline pour avoir des catégories, puis sous-catégories et sous-sous-catégories … ce qui me permet de trouver un nombre d’idées de contenus assez énorme.

Par exemple, je vais avoir une catégorie “identité visuelle”, ensuite je peux sous catégorisé par :

Définition / création / utilisation

Puis dans définition je détail ce qu’elle comporte : typographies / couleurs / logo / …

Et dans typographies je vais pouvoir noter : les différents types / les erreurs à ne pas commettre / comment les choisir / …

Etc ….

Visuellement, ça donne ça :