7 astuces pour être plus productive dans ton quotidien d’entrepreneure

7 astuces pour être plus productive dans ton quotidien d’entrepreneure

Tu es entrepreneur.e et tu galères un peu à être productif/ve au quotidien. Tu procrastines. Ou bien tu travailles, travailles, travailles, mais à l’impression de n’avoir rien fait à la fin de la journée. Et forcément ça décourage.

Dans cet article je vais te donner 7 tips de productivité, facile à mettre en place et vraiment efficace. En tout cas, ils l’ont été pour moi.

1 – Utiliser le batching

Le batching c’est tout simplement le fait de regrouper les tâches du même type au même moment. Autrement dit si tu as des mails à envoyer, tu te mets devant ta boite mail et tu les envoies les uns après les autres. Si tu as des posts Instagram à préparer, alors tu prends 2h par semaine pour les préparer, et tu les fais d’un seul coup.

En gros, tu vas travailler en bloc de temps, ce qui va permettre à ton cerveau d’être focus sur un même type de tâche et de rester plus facilement concentré.

→ Et puis, il y a le batching dans le batching. En reprenant l’exemple des posts Instagram, quand tu créé.e.s un post tu dois rédiger ton texte, puis créer ton visuel et enfin le programmer.

Ce que tu vas alors faire c’est :
1 → rédiger tous tes textes en même temps
2 → créer tous tes visuels en même temps
3 → programmer tous tes posts en même temps

2 – Préparer tes semaines à l’avance

Chaque vendredi fin de journée par exemple, tu ouvres ton agenda, et tu prépares ta semaine suivante. Tu places déjà tous tes RDV (téléphone, visio, physique …), ensuite tu places tes blocs de temps en fonction des projets et objectifs que tu dois réaliser.

Dans mon cas, par exemple, je sais que le lundi, le mardi et le mercredi matin je suis en salariat. Donc je place toujours de l’administratif le mercredi en début d’après-midi afin de commencer ma semaine d’entrepreneuse tranquillement.
Dans ce bloc de temps j’ouvre ma boite mail, je fais un tri, je répond aux mails que je peux répondre dans l’immédiat. Pour ceux qui nécessite une recherche particulière ou la création d’un document (devis par exemple) je le note dans ma to-do et j’y reviens plus tard sur mon bloc de temps to-do ou projet client …

Le fait de préparer ta semaine en fin de semaine précédente te permettra d’avoir l’esprit tranquille durant ton weekend et de commencer ta semaine le lundi matin sans te demander par quel bout commencer.

Petit tips supplémentaire : laisse toujours au moins 1/2 journée vide dans ton planning. Cela te permettra d’être flex s’il y a un imprévu.

3 – Ne pas te stresser si les choses bougent

Tu es à ton compte, donc mise à part les RDV fixés, tu choisis ton emploi du temps. Par conséquent il ne faut pas t’en vouloir si un jour tu n’es pas motivée pour le bloc de temps que tu t’étais fixé.e. Rien ne t’empêche de bouger tes blocs de temps. Le tout c’est que tu réalises tes objectifs en temps et en heure, et que tu tiennes tes engagements auprès de tes clients.

Autrement dit, si tu t’es notée de faire de la création de contenus le mardi matin et le projet client 1 le mercredi matin et qu’au final le mardi matin t’es trop motivée pour travailler sur le projet de ton client alors fonce ! Surtout que lorsqu’on est motivé.e on est bien plus productif/ve.

4 – Apprendre à connaître ton corps

En tant que femme par exemple, nous avons une semaine dans le mois où généralement on est pas trop au top, notre motivation est en baisse, on a pas forcément envie de voir du monde … Et bien en sachant cela, on sait qu’on ne placera pas de temps de RDV cette semaine et qu’on fera en sorte d’avoir de petits objectifs et petites tâches.

L’idée ici, pour réussir à vraiment connaître ces phases, c’est de s’observer pendant 3 mois minimum et de noter son humeur, sa motivation… tous les jours. À la fin des 3 mois, il suffira de faire une analyse pour déterminer à quel moment du mois tu es motivé.e, productive.f, à quel moment tu es moins active.f etc…

À partir de là tu pourras alors organiser tes mois et semaine en fonction de ça.

5 – Apprendre à connaître ton rythme

Juste avant je t’ai parlé d’apprendre à connaître ton corps sur des périodes mensuelles, mais il est bien aussi d’apprendre à se connaître sur une période beaucoup plus courte, et j’entend ici, sur la journée. Autrement dit est ce que tu es plus active.f tôt le matin ? Pendant des horaires « classiques » de travail (8h → 12h / 14h → 18h) ? En fin de journée ? Le soir ? Voire même la nuit ?

En sachant cela tu vas pouvoir organiser tes semaines et tes journées en fonction et travailler beaucoup mieux. Mise à part les RDV qui seront surement fixés en journée plutôt qu’en pleine nuit 🤓, qui va venir vérifier que tu as travaillé de 22h à 3h du matin, ou de 6h à 13h ? Personne !

Alors travailles dans les moments qui sont le plus propices pour toi 😉

6 – Mettre en place des process

Pour toutes les tâches qui te sont répétitives, je t’invite à mettre en place des process qui vont te permettre de gagner du temps. Je t’invite même à noter tes process quelque part afin de pouvoir toujours jeter un oeil dessus, voire même, si tu décides de déléguer à un moment donné, tu pourras alors transmettre tes process à la personne qui travaillera avec toi.

Pour que ce soit plus concret pour toi, je vais te donner un exemple qui me concerne.

Dans mon travaille de graphiste, j’ai créé des offres pour les constructions d’identité visuelle. Et bien pour chaque offre, j’ai un process défini, l’ordre dans lequel je dois faire les choses si tu préfères.

→ Faire signer le contrat
→ Envoyer la facture d’acompte
→ Transmettre l’espace Notion personnalisé à mon client
→ Créer le moodboard
→ Transmettre le moodboard
→ Briefing avec le client
→ Etc …

Le fait que ce soit noté permettra alors à ton cerveau d’être soulagé car il n’aura pas à enregistrer cette information, et tu seras alors sûr de ne rien oublier. Et ici je t’ai parlé de process de projet client, mais cela fonctionne pour toutes les actions que tu es amené à répéter.

7 – Utiliser l’automatisation / la programmation

Afin de t’aider à soulager ton cerveau et à gagner du temps, utilise des outils qui vont te permettre de programmer et d’automatiser certaine action.

Voici une liste de quelques outils qui pourraient t’être utiles :

Onlypult pour la programmation des posts de réseaux sociaux (en cliquant sur ce lien tu bénéficies de 10% de remise sur ton premier abonnement)

Canva pour la création de visuels

Spark (uniquement sur Apple) pour gérer tes mails

Mailerlite pour la gestion des newsletters, l’envoi automatique de tes freebies …

Notion pour t’organiser au quotidien (→ Tu peux retrouver la formation plus qu’au top de Julia, une des fondatrices de I don’t Think i feel 👉 Structurer son cerveau avec Notion)

Freebe pour une compta facile et intuitive (tu peux bénéficier de 2 mois gratuits en passant par ce lien 👉 Freebe)

Cal pour la gestion de tes RDV (fonctionne comme Calendly mais entièrement gratuitement 😉)

Etc …

5 astuces à ne pas louper sur le logiciel Canva

5 astuces à ne pas louper sur le logiciel Canva

Aaah Canva, cet outil fabuleux qui permet de créer toute sorte de visuel.

Cet outil qui permet de gagner un temps assez considérable.

En ce qui me concerne, depuis que je l’utilise j’ai réussi à gagner quelques heures par mois sur ma création de contenus.

Ce qu’il faut savoir c’est qu’avant de l’utiliser je créais mes contenus via des logiciels tel que Photoshop, Illustrator …

“Un.e graphiste ne doit pas utiliser Canva tu comprends”

Mon dieu les préjugés pourris qu’il peut exister !

Pourquoi je n’aurais pas le droit d’utiliser un outil qui me fait gagner du temps ?

Je ne vais pas créer un logo sur Canva, on est d’accord là-dessus.

Mais je vais certainement pas me gêner de l’utiliser pour créer mes contenus.

Alors aujourd’hui je veux te donner quelques astuces à connaître sur Canva pour créer des visuels qui claquent, pour gagner encore plus de temps …

1 • Utiliser les guides

Les guides se sont des lignes violettes que tu vas pouvoir mettre sur tes visuels pour t’aider à placer tes éléments.

Afin qu’ils soient aligner comme il faut par exemple.

Mais aussi pour pouvoir créer des visuels au bon format sur tes réseaux.

Par exemple, sur Instagram, tu peux créer un visuel au format 1080 x 1350. Mais sur ton feed il sera visible au format carré 1080 x 1080. Alors pour être sûr.e que tes textes et éléments ne soient pas tronqués en vue carrée, tu peux placer des guides en haut et en bas pour te mettre des marges à ne pas dépasser en quelques sortes. Mais alors, comment placer ces guides ?

→ Dans un premier temps tu vas ouvrir un visuel vierge

→ Tu vas cliquer sur “fichier” puis sur “afficher les règles”

→ De nouveau tu cliques sur “fichier” puis sur “afficher les guides”

→ Tu cliques sur la règle du haut ou de gauche (en fonction de si tu veux un guide horizontal ou vertical) et en restant cliquer tu glisses ta souris vers le bas ou vers la droite et tu places ton guide où tu le veux.

Les guides ne sont visible que lors de la création. Quand tu vas exporter ton visuel ils ne le seront pas bien sûr.

GIF - Placer des guides sur Canva

2 • La pipette

Depuis quelques mois Canva a ajouté cette fonctionnalité qui est la pipette de couleur.

En gros, un petit outil pratique pour venir attraper une couleur quelconque et l’utiliser directement pour ton texte ou un élément en particulier.

⚠️ Cette fonctionnalité n’est pas disponible sur Safari. Pourquoi ? Mystère 😅

GIF - utiliser la pipette sur Canva

3 • Espace inter-éléments

Mais qu’est ce que c’est ce truc ?

Et bien quand tu créés un visuel, il est mieux que tes éléments, texte… soient équilibrés.

Ce serait dommage d’avoir un espace d’1cm entre 2 éléments puis 0,3cm entre les autres etc…

Alors pour ça, Canva te facilite la vie.

Il y a une façon de pouvoir créer le même espace entre tout tes éléments.

Il te suffit de sélectionner les éléments en question, puis de cliquer sur “position” en haut à droite et enfin sur “réarranger”

GIF - Gérer les espaces entre les éléments sur Canva

4 • Ajouter un fond dégradé

On pourrait se dire que c’est impossible à faire sans un logiciel comme photoshop par exemple. Et bien détrompes toi, Canva te permet de faire le fond dégradé que tu souhaites !

Pour cela, tu vas écrire “gradient” dans la partie “éléments” de Canva.

Ensuite il te reste qu’à choisir le type de dégradé que tu veux (2 couleurs, 3 couleurs …) puis de choisir tes couleurs.

GIF - Ajouté un fond dégradé avec Canva

5 • Redimensionner un visuel

Cette fonctionnalité n’est disponible qu’avec la version payante de Canva, mais je dois bien avouer que s’en est une qui m’a déjà servi plus d’une fois.

Lorsque tu créés un visuel dans un format, tu peux redimensionner ce visuel dans n’importe quel autre format directement depuis Canva.

Autrement dit, tu peux créer un post Instagram au format carré, puis le dupliquer pour le transformer au format 1350 x 1080 ou encore au format story par exemple.

Pour cela, il suffit de cliquer sur “redimensionner” à côté de “fichier” puis de choisir la taille que tu souhaites.

Ensuite tu cliques sur “copier et redimensionner” si tu souhaites garder ton visuel au format d’origine, ou sur “redimensionner” si tu veux modifier directement la taille du fichier actuel.

GIF - redimensionner un visuel avec Canva

Voilà pour ces 5 astuces Canva !

Si tu veux aller encore plus loin avec Canva, tu peux rejoindre la formation CanvAzana que j’ai créé pour t’apprendre à utiliser Canva sous toutes ses coutures et bien plus encore ! 😇

9 outils que j’utilise dans mon quotidien de freelance en 2022

9 outils que j’utilise dans mon quotidien de freelance en 2022

En tant qu’entrepreneur, on est toujours à la recherche de l’Outil qui fera la différence.

Que ce soit une question d’organisation, d’optimisation du temps, de maniabilité, d’intuitivité … on aimerait bien avoir les outils parfaits pour travailler.

Dans cet article, je vais te partager 9 outils que j’utilise dans mon quotidien de freelance et que je compte bien garder cette année.

Ce sont des outils qui m’aident à être plus productive et/ou à gagner du temps sur certaines tâches.

Notion

> organisation/gestion

Mon petit chouchou ❤️ C’est d’ailleurs pour cela que je te le présente en premier. (Bien que pour les autres il n’y aura pas d’ordre particulier, celui-ci c’est vraiment mon best)

Si tu ne connais pas encore Notion, c’est un outil puissant de gestion/organisation. Dedans tu peux avoir ton agenda, ton carnet d’adresse, ton planning journalier, mensuel, trimestriel, annuel, tu peux avoir tes bases de données de projets pro, perso et clients, ton calendrier éditorial, faire de la prise de notes…

Bref, tu l’auras compris, Notion permet beaucoup de choses.

C’est un outil totalement modulable à ta sauce. C’est à dire que mise à part si tu télécharges ou achètes des templates de page, tu pars avec une page blanche et c’est toi qui construit absolument tout ton espace.

Depuis que j’utilise Notion, ma productivité à augmenter en flèche.

À la place d’avoir 12 carnets, 52 post-it à droite et à gauche et utiliser 20 stylos différents, j’utilise Notion.

À la place d’avoir un agenda, un carnet d’adresse, 4 tableurs excels, … j’utilise Notion.

D’ailleurs, petit exemple concret, actuellement cet article de blog je l’écris sur Notion, sur l’article que j’ai créé dans ma base de données de contenus dans la catégorie “article de blog” 😌 ensuite il ne me restera plus qu’à aller le copier/coller sur mon site internet.

Canva

> création

Bon ok, j’ai dis qu’il n’y avait pas d’ordre à cette liste, mais je dois bien avouer que Canva est aussi un de mes chouchous

Mais cette fois-ci nous ne sommes plus sur de la gestion/organisation. On est maintenant sur de la création de visuels.

J’en entends certain.e.s d’ici > “elle est graphiste et elle utilise Canva ?!”

Et bien oui, je suis graphiste et j’utilise Canva au quotidien.

Mais qu’on soit bien d’accord, j’utilise Canva uniquement pour la création de mes visuels de contenus (post instagram, story instagram, épingles pinterest, ebook/workbook)

Lorsqu’il s’agit de créer un projet client tel qu’un logo, je passe sur logiciel de graphisme tel qu’Illustrator.

Néanmoins il s’avère que Canva est un outil intuitif, simple, et me permet de gagner un temps considérable sur la création de mes contenus. Alors pourquoi m’en privé ?

Spark

> emailing

On passe à l’e-mailing avec Spark. Ici je parle bien de gestion des e-mails et non de newsletters.

En gros Spark c’est un peu comme l’outil Mail de apple, mais en mieux.

Une appli avec un design moderne, une utilisation intuitive, et des fonctionnalités plutôt cool.

→ Tri automatique des emails en fonction de si c’est un mail ou une newsletter par exemple.

→ Possibilité de programmer l’envoie des mails. Plutôt pratique quand tu travailles la nuit ou le weekend, tu peux rédiger et programmer pour que ça parte le lendemain matin.

→ Bonne gestion des SPAMS. Il vraiment très très très rare qu’un mail de spam se glisse dans ma boite de réception.

→ Si tu travailles en équipe il est également possible de commenter un mail en internet, ou même de l’assigné à une personne pour qu’elle s’en occupe.

Mailerlite

> newsletters

Maintenant je vais te parler de newsletters. Après avoir tester Sendinblue, j’ai découvert Mailerlite et clairement je le préfère beaucoup plus.

Je le trouve plus facile d’utilisation mais surtout il y a des fonctionnalités intéressantes dans la version gratuite. Comme le simple de fait de pouvoir faire de l’A/B test (fonctionnalité payante chez Sendinblue par exemple)

Beaucoup d’entrepreneur que je suis utilise Converkit. Mais il faut passer rapidement en version payante si tu veux avoir accès à pas mal de fonctionnalité (oui je l’avais testé également).

Je pense que Mailerlite est une très bonne alternative lorsqu’on démarre une mailinglist pour une newsletter.

Peut-être que je switcherai sur Converkit plus tard, en attendant mon petit Mailerlite me convient parfaitement.

Onlypult

> gestion des contenus

Maintenant je vais te parler de newsletters. Après avoir tester Sendinblue, j’ai découvert Mailerlite et clairement je le préfère beaucoup plus.

Je le trouve plus facile d’utilisation mais surtout il y a des fonctionnalités intéressantes dans la version gratuite. Comme le simple de fait de pouvoir faire de l’A/B test (fonctionnalité payante chez Sendinblue par exemple)

Beaucoup d’entrepreneur que je suis utilise Converkit. Mais il faut passer rapidement en version payante si tu veux avoir accès à pas mal de fonctionnalité (oui je l’avais testé également).

Je pense que Mailerlite est une très bonne alternative lorsqu’on démarre une mailinglist pour une newsletter.

Peut-être que je switcherai sur Converkit plus tard, en attendant mon petit Mailerlite me convient parfaitement.

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Tally

> questionnaires

Tu connais peut-être Google Form pour la création de questionnaires ?

Et bien Tally c’est la même chose, mais en mieux 😁

C’est un outil de création de questionnaire mais au design beaucoup plus classe et pro. Tu peux personnaliser ton questionnaire, les couleurs, ajouter des images, …

Tu peux également créer des intégrations sur un grand nombre d’outil (notion, google sheets, slack, zapier, trello, asana …)

La version gratuite te permet de créer un grand nombre de questionnaire avec un nombre d’entrée illimitée. Personnellement j’utilise que la version gratuite.

Avec la version payante tu peux collaborer en équipe, customiser tes domaines, créer plusieurs espaces de travail …

 

Loom

> enregistrements vidéos

Loom permet de faire de l’enregistrement vidéo et audio, de ton écran, de toi ou des 2 en même temps. Je l’utilise pour tourner les vidéos de formations par exemple.

Ici j’ai pris la version payante car avec la version gratuite on est limité à des sessions d’enregistrement de 5 min ce qui devient vite pénible.

Adobe acrobat

> signature électronique

J’utilise Adobe acrobat principalement pour la fonction AdobeSign qui permet de faire signer électroniquement des documents à une tierce personne.

Je m’en sers donc pour la signature des devis et des contrats de mes clients.

Je préparer mon document avoir word, je l’exporte en PDF puis je l’envoie dans Adobe Sign. Ici je n’ai qu’à ajouter les champs où mes clients doivent remplir, dater et signer et leur transmettre par email.

Rapide, économique et écologique !

xMind

> mindmapping

Un petit dernier pour la route, un outil de gestion/organisation/brainstorming.

xMind est un logiciel de mindmapping. Un peu comme beaucoup d’appli il y a une version gratuite et une payante.

Pour ce que j’en fais, la version gratuite m’est laaaargement suffisante.

En fait, je m’en sers lorsque je fais du brainstorming d’idées de contenus.

Au centre je note juste “contenus” puis je décline pour avoir des catégories, puis sous-catégories et sous-sous-catégories … ce qui me permet de trouver un nombre d’idées de contenus assez énorme.

Par exemple, je vais avoir une catégorie “identité visuelle”, ensuite je peux sous catégorisé par :

Définition / création / utilisation

Puis dans définition je détail ce qu’elle comporte : typographies / couleurs / logo / …

Et dans typographies je vais pouvoir noter : les différents types / les erreurs à ne pas commettre / comment les choisir / …

Etc ….

Visuellement, ça donne ça :

Capture d’écran exemple mind mapping
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